建立分类明确、井井有条的邮件系统。

分离邮箱账号

我刚开始硕士项目时还没有分离邮箱账号的概念，亚马逊购物、交房租、注册专业组织等等全部都用的是学校邮箱。后来慢慢被邮件淹没了才学到了要分离账号的道理……

• 学校邮箱：除了收发和学校内部人士的沟通邮件，我只会在需要表明affiliation的专业场合下使用学校邮箱（比如论文投稿、和其他学校的学者交流等）。
• 个人实名专业邮箱：用来订阅一些读物，注册会议和学会等。在学校邮箱以外维护个人专业邮箱的好处是不会淹没最重要的学校邮件，而且affiliation可能每几年就会变一次，每次都上各种网站上改注册邮箱就很麻烦。同理，我注册GitHub和其他学术软件也都是用的个人专业邮箱。
• 假名邮箱：我也是用来网上冲浪、购物、订外卖、买游戏什么的。

邮箱地址假名、展示姓名

我在英语语境下一直是用英文名+中文姓的，包括专业场合的参会和发表等，因此保持我联络姓名的一致就非常重要。在谷歌系统上更改展示姓名比较简单，在邮箱设置里就可以自行改动。而我的新学校使用的是微软系统，又在后台设置了限制不能自己改名。于是我经过一番折腾找到了学校学生系统里改preferred name的设置，终于在后台把自己的邮箱展示姓名改成了英文名字。

接着，我又在后台更改了自己的邮箱地址假名。不知道这一点是否适用于所有邮件系统，但我们学校的默认邮箱地址是一串数字加字母，看起来像乱码一样，放在简历上不好看，也不容易展示身份。学校对此提供了隐藏功能，也就是可以在后台设置自己邮箱假名，把那串乱码改成姓+名的组合。

以上两项设置我认为是越早设置越好，尤其要在学院在网站上更新学生信息前改掉。未来会省去很多困惑，给自己减少麻烦。

邮箱签名

专业的邮箱签名可以提高沟通的效率（表明身份，提供沟通语境）。以下是我使用的邮箱签名格式：

**Name**, M.A.  
Ph.D. student in Major
Some University
(Office), City, State Abbr., (Country), (Postal code)
*Personal website link*
Email address
pronouns: she/her/hers

使用文件夹和标签来整理邮件

这样做的好处是找起邮件来非常方便。还没处理好的事情加个标签留在收件箱里，再打开时一眼扫过去就心中有数还有哪些方面的事情需要处理，是需要回复别人，还是note-to-self等等。

具体设置哪些标签和文件夹大家肯定都有各自的习惯，但我想分享的一个小技巧是我会对标签进行color coding，并且颜色和我的Notion系统、我使用的time tracking app、日历事件等等的color coding都是一致的。我觉得这样做大大提高了我使用各个软件的效率，因为我读取颜色肯定比读文字是要快很多的，打开邮箱我就知道是TA工作需要回复教授、还是实验方面的事需要回复导师；打开日历我就知道接下来是有课还是有会；打开Notion的ongoing projects，我就知道现在同时进行的有几门课程、几项研究project。在我忙得焦头烂额的日子里color coding在帮助我stay on track上功不可没。

以上就是我的邮件系统啦，期待大家的分享~